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會議，是企業(yè)人員的交流思想和碰撞，也是自身價值的展現(xiàn)。很多公司都有開會的習(xí)慣，會議可以讓我們總結(jié)過去的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)、規(guī)劃我們的未來發(fā)展方向，頭腦激蕩集全員力量盡快解決問題。但是，事實(shí)上很多企業(yè)常常存在會議拖沓冗長、過于形式化、開會開到一半話題跑偏等問題，那么如何將會議有效果呢?為此，恒興集團(tuán)總裁辦8月中旬發(fā)布了一份《關(guān)于會議效率的問卷調(diào)查》， 至今已收到27份問卷填寫，大家對工作會議召開頻率、效果做出了評估，并暢所欲言提出了許多關(guān)于提升會議效率的好建議。

現(xiàn)將《關(guān)于提升會議效率的問卷調(diào)查》統(tǒng)計(jì)結(jié)果公布如下，同時感謝27位員工積極參與填寫。

第1題： 會議在您工作時間中的比重如何？

74.07%的人表示：略多。

第2題： 您所在的部門（單位）是否定期召開周例會？

85.19%表示：是，每周召開。

第3題：結(jié)合您的工作需要，您認(rèn)為合理的會議頻率是怎樣的？

55.56%的人表示：每周1-2次。

第5題：您認(rèn)為會議在工作交流和決策中的作用如何？

70.37%的人表示：有的有效。

第6題：您經(jīng)常參加的會議，召集人是否有做提前準(zhǔn)備（如提前通知、提前發(fā)出會議材料等）？

70.37%表示：大部分有。

第7題：您經(jīng)常參加的會議，會議召集人（或主持人、或主要領(lǐng)導(dǎo)）是否給予參會人員充分的發(fā)表個人意見的空間？

81.48%的人表示：大部分有。

第8題：您經(jīng)常參加的會議，是否形成會議結(jié)論（會議記錄、工作計(jì)劃表等）？

77.78%的人表示：大部分有。

第9題：您經(jīng)常參加的會議，是否有做決議落實(shí)情況的跟蹤？

74.07%的人表示：大部分有。

第10題：對于需經(jīng)過冗長的審批流程方能解決、且相對緊急的工作事項(xiàng)，是否召開過臨時性聯(lián)席會議進(jìn)行快速解決？

59.26%的人表示曾經(jīng)有。

第11題：您對公司半年會、年會的組織形式有何建議？

(1)應(yīng)該更加活潑且有重點(diǎn)，有討論，有針對性；

(2)可以集體外出召開，氣氛不會太嚴(yán)肅，時間也比較充分寬裕；

(3)精簡;

(4)一般年會好像是全公司人員參與的，而我們公司只需要經(jīng)理級以上人員參與。作為基層工作人員，可以通過會議決議及專題學(xué)習(xí)會議學(xué)習(xí)會議精神，但是否能建議召開全員參加的年會，這樣能在一年結(jié)束的時候參與公司全年總結(jié)，切身感受公司一年的發(fā)展成果，榮辱與共，對公司的發(fā)展將會更有使命感；

(5)可考慮年會增加員工參與的娛樂晚會，借此提高員工的凝聚力；

(6)一方面增加子企業(yè)的發(fā)言、匯報機(jī)會，減少職能部門發(fā)言時間，另一方面年會晚宴時是否可增加員工文藝匯演、抽獎等環(huán)節(jié)；

……

第12題：您對有效提升會議效率有何意見建議？

（1）會議必須有議題，有重點(diǎn)方向，有結(jié)論，有執(zhí)行單位。會議主持人的作用很重要；

（2）開短會，一次至少解決一個問題；

（3）會議議題逐一討論，每個議題有結(jié)論后再進(jìn)入下一個議題，且進(jìn)入下一個議題后不再回到已有結(jié)論的議題，做到一事一議；每個議題得出的結(jié)論需落實(shí)具體分工、執(zhí)行人、執(zhí)行目標(biāo)、是否需要再次討論、再次討論時間等，確保每個議題的能夠執(zhí)行；

（4）會前有準(zhǔn)備，開會有結(jié)論，會后有執(zhí)行，提高企業(yè)整體執(zhí)行力；

……

第13題：您還希望集團(tuán)公司針對何種普遍問題或現(xiàn)象，出臺統(tǒng)一的指導(dǎo)文件或決議進(jìn)行規(guī)范？

（1）集團(tuán)現(xiàn)在的總裁辦公會議主要是針對一些有議題的進(jìn)行討論，建議各個產(chǎn)業(yè)部門應(yīng)對上月的工作情況和下月的工作計(jì)劃進(jìn)行匯報，集團(tuán)可以統(tǒng)一各個產(chǎn)業(yè)的計(jì)劃書的格式，比如內(nèi)容包含年度目標(biāo)責(zé)任書完成情況、存在問題、措施，以及成本、利潤、生產(chǎn)、銷售，人力資源管理，需要集團(tuán)解決的款難等等。使集團(tuán)能及時了解各產(chǎn)業(yè)動態(tài)，并及時糾正；

（2）建議每年簽?zāi)繕?biāo)責(zé)任書之前，應(yīng)做好詳細(xì)的年度業(yè)務(wù)計(jì)劃書，每月做月度計(jì)劃書。集團(tuán)對各產(chǎn)業(yè)統(tǒng)一格式。信息化方面的效果和效率，包括財(cái)務(wù)、行政、業(yè)務(wù)口等，各部門共同協(xié)作規(guī)范；

……

?

總裁辦將吸納以上良好的意見和建議，積極與各部門高管進(jìn)行溝通，從“小小會議”抓起，提高會議效率，希望各部門也能夠積極配合做好“會前準(zhǔn)備、會中高效、會后落實(shí)”，讓每一次的頭腦風(fēng)暴都能夠碰撞出更大的火花。